Textsvarsanalys med AI

Effektiv textsvarsanalys

Textsvar är viktiga, men tar tid och resurser att analysera. Därför har vi tagit fram en ny AI-baserad tjänst i AktivBo Analytics som automatiskt går igenom alla fritextsvar, kopplar dem till rätt frågeområde i enkäten, bedömer om svaren är positiva, negativa eller neutrala och lyfter fram den feedback som är agerbar. Det gör att ni snabbt får en överblick över vilka ämnen som är mest aktuella och vilka områden som behöver prioriteras.

Förstå och jämför tonalitet i hyresgästernas egna ord

Tjänsten analyserar inte bara vad som sägs, utan också hur det sägs – om tonen är positiv, neutral eller negativ. Det ger fastighetsbolag en djupare insikt i hyresgästernas upplevelser och utgör ett värdefullt underlag för jämförelser över tid, eller mellan olika fastigheter och områden. På så sätt kan ni enkelt mäta effekten av förbättringar eller agera snabbt om utvecklingen går åt fel håll.

Fokus på det som är agerbart

Alla fritextsvar går inte att omsätta i handling. Tjänsten är tränad för att identifiera agerbar feedback, alltså kommentarer som innehåller konkreta förbättringsförslag eller tydliga önskemål från hyresgästerna.

Dessa synpunkter lyfts fram visuellt i plattformen, vilket gör det enkelt att prioritera rätt – oavsett om det handlar om ett specifikt problem i en fastighet, återkommande synpunkter i ett område eller övergripande frågor som är relevanta på bredare organisationsnivå.

Exempel på hur tjänsten kategoriserar textsvar

• Bristande återkoppling: Flera hyresgäster skriver att de inte får tillräcklig återkoppling efter att ha gjort en felanmälan via hemsidan. Tjänsten känner igen detta som ett problem kopplat till "Information", med underkategorin "Återkoppling", och markerar det som negativt.
  
  Värde: Genom att tydligt kategorisera och visualisera denna typ av feedback kan bolaget snabbt se var i processen problemet uppstår. Det blir också enklare att identifiera en lämplig åtgärd, till exempel att införa automatiska bekräftelser när en felanmälan registreras eller se över rutinerna för hur uppföljning sker.
• Temperatur och ventilation: Hyresgäster i en kontorsfastighet beskriver att temperaturen är ojämn under vinterhalvåret. Tjänsten kategoriserar detta som ett negativt textsvar inom området "Lokalen", med underkategorin "Temperatur vinter".
  
  Värde: Genom att filtrera och identifiera återkommande synpunkter inom samma kategori får användaren en tydlig bild av frekvensen och kan till exempel se att problem med värmen under vintertid återkommer så ofta att det bör prioriteras för utredning och åtgärd.
• Kontakt: Flera hyresgäster skriver att det är svårt att komma i kontakt med rätt person när de behöver hjälp eller har frågor. Tjänsten placerar dessa kommentarer i kategorin "Kontakt", med underkategorin "Tillgänglighet".
  
  Värde: Analysen visar tydligt att hyresgästerna upplever brister i hur lätt det är att nå fram till sin kontaktperson. Det gör det enklare för bolaget att fokusera på rätt åtgärder, till exempel att tydliggöra kontaktvägar, införa gemensamma kontaktpunkter eller säkerställa att inkommande ärenden snabbt når rätt person.
  

Färdiga åtgärdsförslag direkt i plattformen

Det räcker inte att förstå vad hyresgästerna tycker – det måste gå att agera på. Därför kan varje textsvar kopplas till enskilda frågor i enkäten, vilket gör att åtgärdsförslag presenteras för användaren.

Fastighetsbolag får alltså inte bara en analys, utan även konkreta förslag på nästa steg. Det gör det enklare att skapa relevanta handlingsplaner och driva förbättringsarbete med ett tydligt stöd i datan.

Mer tid till rätt saker

Att manuellt gå igenom tusentals fritextsvar tar tid och stjäl fokus från det som verkligen skapar värde.
Genom att automatisera analysen frigörs tid till det viktiga – att agera på insikterna.

Tjänsten hjälper er att snabbt se mönster, prioritera rätt och vidta åtgärder som gör skillnad för hyresgästerna. Samtidigt minskar risken att viktig feedback förbises, vilket leder till mer träffsäkra beslut och effektivare förbättringsarbete i fastigheter och områden.