När marginalerna krymper avgör prioriteringen

AktivBo lanserar Priority, en ny plattformstjänst för fastighets- och förvaltningsbolag. Priority svarar på två frågor som varje förvaltning ställer sig: vad behöver vi göra för våra kunder och fastigheter, och var? Fokus flyttas från att analysera data till att veta vad nästa steg är, för att behålla hyresgäster och öka effektiviteten.

Fastighetsbolagen verkar i dag i ett läge där varje krona i förvaltningen behöver göra mer nytta än tidigare. Marginalerna är tajtare, och utrymmet för felprioriteringar har krympt. Samtidigt har fastighetsbranschen aldrig haft bättre förutsättningar att fatta välgrundade beslut. Frågan är inte längre om data finns, utan hur snabbt den omsätts i handling. 

En ny ekonomisk verklighet

Under lång tid kunde fastighetsbranschen räkna med låga räntor och stigande värden. Den ekvationen har förändrats. Högre räntor har ökat kapitalkostnaden och pressat värderingarna, samtidigt som drift, energi och underhåll har blivit dyrare. Hyresgästernas krav har också successivt ökat och likaså förväntningsgraden på service och hållbarhet. Utrymmet för generella satsningar har minskat och resurserna behöver gå dit de gör störst skillnad.

Hyresgästens upplevelse är en ekonomisk variabel

Nöjda hyresgäster stannar, och en nöjd hyresgäst kostar helt enkelt mindre än en missnöjd. Det syns i driftnettot på flera sätt: 

• Färre avflyttningar, och därmed mindre tomgång och lägre omflyttningskostnader. 

• Minskade felanmälningar. Ärenden som tar tid och kostar pengar. 

• Rätt investeringar. Dialogen visar vad som höjer upplevelsen och vad som kan undvikas. Ofta betyder servicenära områden som städning, tillgänglighet och bemötande mest. 

• Skarpare leverantörsstyrning genom hyresgästernas bedömning av levererade tjänster. 

• Starkare relationer och en mer konstruktiv dialog med hyresgästerna. 

• Stärkt position mot investerare, köpare och långivare.

En bransch som mognat, men används datan på rätt sätt?

Fastighetsbranschen har på kort tid gått över till att arbeta datadrivet. Energi, drift, ytor och transaktioner följs upp med stor precision, och många fastighetsbolag mäter också hyresgästernas upplevelse i kontaktpunkter som inflyttning, felanmälan och kundservice. Utmaningen är att kunskapen inte omsätts i handling i tillräcklig utsträckning. Resultaten presenteras, diskuteras och arkiveras, men vägen från insikt till konkret åtgärd är ofta för lång. De fastighetsbolag som lyckas behandlar hyresgästens upplevelse som ett nyckeltal i den löpande styrningen, inte som ett projekt man tittar på en gång om året.

Från analys till handling

Steget mellan resultat och beslut kräver ofta tid och analytisk vana som få har i vardagen. För att stödja just det steget har AktivBo utvecklat Priority, som lanseras i anpassade versioner för både bostäder och lokaler.

– "Vi valde medvetet att vänta tills tekniken var mogen, så att vi kunde förenkla med hjälp av AI i stället för att göra analysen mindre rigorös." – Anton Persson, CTO AktivBo.

Priority väger samman kvantitativ och kvalitativ feedback i en och samma modell. Varje fråga, fastighet och område rangordnas utifrån resultat över tid, svarsvolym, intern och extern benchmark samt sentimentet i hyresgästernas fritextsvar. Rangordningen görs av AktivBos deterministiska modell och är förklarbar och spårbar. 

Resultatet samlas på ett Prioriteringskort för valfri nivå, exempelvis bolag, område eller fastighet, och beslut kan fattas direkt från kortet. Därefter föreslår en GDPR-säker agentisk AI-modell vilka insatser som är bäst att börja med och vilka åtgärder som sannolikt ger effekt.

– ”AI kan bara snabba på det som redan går att lita på. Därför börjar Priority i datan och i en förklarbar modell, inte i språkmodellen. Rekommendationerna ska vara grundade, förklarbara och spårbara, och det är alltid människor som fattar besluten.” – Anton Persson, CTO AktivBo 

Att få organisationen med sig

Den största utmaningen är ofta att få hela organisationen att agera på resultaten. Analysen ligger hos ett fåtal, medan de som möter hyresgästerna varje dag sällan har tid att arbeta med stora datamängder. Med Priority blir steget från analys till handling kortare, även för den som inte arbetar med data i vardagen. Analysen finns kvar för den som vill gå på djupet, men behövs inte för att fatta beslut. 

För ledningen blir hyresgästnöjdhet ett nyckeltal med en tydlig prioritering bakom, med samma förklarbara modell för varje fastighet. Det gör det lättare att förankra mål, följa upp genomförandet och se effekten på nedersta raden: färre avflyttningar, färre ärenden och ett starkare driftnetto. När medarbetare ser att deras arbete gör skillnad växer engagemanget, och när åtgärderna kommuniceras tillbaka till hyresgästerna sluts cirkeln.

– ”Fastighetsbolagen vet redan mycket om sina hyresgäster. Det som tar tid är att avgöra vad som ska göras först, och var. Med Priority börjar genomgången i åtgärden i stället för i analysen, så att resurserna går dit de gör störst nytta för hyresgästerna och för driftnettot.” – Frida Kullh, vd AktivBo Sverige

Rätt sak på rätt ställe

Tajtare marginaler gör inte hyresgästens röst mindre viktig. De gör den viktigare, eftersom varje felprioritering kostar mer än tidigare. Priority gör det enklare att göra rätt sak på rätt ställe, och att visa effekten . 

Vill du veta mer om hur Priority kan stödja ert förbättringsarbete?

Anmäl dig till vårt kostnadsfria webinar, den 12 november kl 10.00: