Verfolgen Sie den Prozess der Schadensmeldung und gewinnen Sie zufriedenere Mietende

Der Prozess der Schadensmeldung bzw. Servicemeldung ist oft komplex strukturiert und umfasst unterschiedliche Bereiche sowohl innerhalb des Immobilienunternehmens als auch extern. Gleichzeitig ist dies häufig der einzige oder einer der wenigen Kontaktpunkte, die Mietende zu ihrem Vermieter haben. Deshalb ist es so wichtig, dass es sich dabei um reibungslose und gut funktionierende Prozesse handelt, die so optimiert sind, dass die Mietenden zufrieden sind und dabei möglichst wenig Ressourcen verbraucht werden. Um herauszufinden, wie die Mietenden den Prozess der Schadensmeldung wahrnehmen, ist es wichtig, sie nach ihren Erfahrungen zu fragen und auf ihre Einschätzungen einzugehen.

Schadensmeldung – der einzige Kontakt, den die Mietenden zu Ihnen haben?

Viele der Kontakte, die Mietende mit ihrem Vermieter haben, entstehen, wenn etwas nicht funktioniert und sie eine Mängel- oder Wartungsmeldung machen müssen. Wenn Sie als Unternehmen nach Kundenzufriedenheit streben, ist es daher entscheidend, den Prozess der Schadensmeldung als Parameter zu betrachten, mit dem Sie Veränderungen herbeiführen und die allgemeine Kundenzufriedenheit beeinflussen können. Um Ihre Prozesse zu optimieren, ist es erforderlich, zu wissen, was Ihre Mietenden denken. Es bietet auch eine Möglichkeit, eine starke und beliebte Marke aufzubauen, weil es zeigt, dass Sie die Ansichten der Mietenden ernst nehmen, insbesondere in einer Situation, die vom Mietenden oft als negativ empfunden werden kann.

Die Bearbeitung von Servicemeldungen ist häufig ein komplexer Prozess, an dem mehrere Stellen beteiligt sind

In den meisten Fällen ist die Schadensmeldung einer der Prozesse, die die meisten Bereiche betreffen, sowohl intern wie Kundendienst, Servicetechniker und Verwalter, aber auch extern in Form von Auftragnehmern und anderen extern bezogenen Dienstleistungen. Bei einem solchen Prozess mit vielen Beteiligten besteht oft die Gefahr, dass eine Struktur aufgebaut wird, die weder gut funktioniert noch reibungslos verläuft. Und wenn dies nicht der Fall ist, ist die Gefahr einer unnötigen Ressourcenverschwendung groß - sowohl in Bezug auf Zeit als auch auf Geld.

Ein alltäglicher Prozess sollte kontinuierlich ausgewertet werden

Die Schadensmeldung ist ein Prozess, der das ganze Jahr über jeden Tag stattfindet. Deshalb sollten Sie als Immobilienunternehmen auch verstehen, welche Art von Service Sie erbringen, indem Sie die Erfahrungen der Mietenden kontinuierlich verfolgen. Dies wird auch langfristig zu einem positiven Ergebnis in Bezug auf die Gesamtzufriedenheit der Kunden führen. Die Nachverfolgung von Schadensmeldungen auf eine für den Mietenden zufriedenstellende Weise führt in der Regel auch dazu, dass der Mietende den Schaden nicht erneut melden muss, was wiederum zu weniger Schadensmeldungen führt.

Wir wissen auch, dass die strukturierte Nachverfolgung von Auftragnehmern eine Grundlage für die Qualitätssicherung der von Ihnen zugekauften Dienstleistungen darstellt und Anforderungen an bestehende und neue Auftragnehmer stellt.

Engagement durch Weiterverfolgung und Einholung von Informationen

Die fortlaufende Nachverfolgung von Schadensmeldungen ist außerdem eine Möglichkeit, alle einzubeziehen und zu motivieren, die mit den verschiedenen Teilen des Prozesses der Schadensmeldung arbeiten. Es ist sehr hilfreich, intern zu verankern und zu verstehen, dass man als Mitarbeitender selbst Einfluss nehmen und etwas bewirken kann, sowohl für den Mietenden als auch, um gemeinsam die Abläufe und Arbeitsweisen zu verbessern, um einen noch höheren Mehrwert zu schaffen.

Wo fängt man an?

Fragen Sie sich selbst: Gibt es Verbesserungsmöglichkeiten in unserem Prozess der Schadensmeldung? Ist die Antwort ja? Beginnen Sie damit, Ihre derzeitigen Handlungen zu verfolgen, um zu sehen, ob Ihre Bemühungen wirklich effektiv sind. Wo gibt es Verbesserungspotenzial? Kommen die Informationen bei den Mietenden an? Zwischen welchen Bereichen könnten Prozesse und Kommunikation besser werden? Richten Sie einen Prozess zur Nachverfolgung ein, der in Ihre Schadenmeldung integriert ist, damit Mietende sofort die Möglichkeit haben, ihre Meinung zu äußern. Eine einfache Möglichkeit ist zum Beispiel der Versand per SMS. Verfolgen Sie auch die Änderungen, die Sie basierend auf den Umfrageergebnissen vornehmen, damit Sie Ihre Arbeitsweise kontinuierlich verbessern können.

Und zu guter Letzt: haben Sie Geduld. Es kann einige Zeit dauern, bis der Prozess genau Ihren Vorstellungen entspricht, aber wenn Sie anfangen, die Ergebnisse nachzuverfolgen und auf sie zu reagieren, anstatt zu raten, wo etwas schief gelaufen ist, haben Sie die besten Erfolgschancen!

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Erfahren Sie mehr über die Customer Journey von Heimstaden und wie sie laufende Kundenbefragungen an verschiedenen Touchpoints nutzen.

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