Wenn die Margen schrumpfen, entscheidet die richtige Priorisierung

AktivBo bringt mit Priority einen neuen Plattformdienst für Immobilienunternehmen und Hausverwaltungen auf den Markt. Priority beantwortet zwei Fragen, die sich jede Immobilienverwaltung stellt: Was ist für unsere Mieter*innen und Immobilien zu tun – und wo? Der Fokus verlagert sich von der Datenanalyse hin zum Wissen um den nächsten Schritt, um Kund*innen zu halten und die Effizienz zu steigern.

Immobilienunternehmen bewegen sich heute in einem Umfeld, in dem jeder Euro in der Verwaltung mehr bewirken muss als bisher. Die Margen sind enger geworden, und der Spielraum für Fehlentscheidungen bei der Priorisierung ist geschrumpft. Gleichzeitig hatte die Immobilienbranche nie bessere Voraussetzungen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Die Frage ist nicht mehr, ob Daten vorhanden sind, sondern wie schnell sie in konkrete Maßnahmen umgesetzt werden.

Eine neue wirtschaftliche Realität

Lange Zeit konnte die Immobilienbranche mit niedrigen Zinsen und steigenden Werten rechnen. Diese Rechnung geht so nicht mehr auf. Höhere Zinsen haben die Kapitalkosten steigen lassen und die Bewertungen unter Druck gesetzt, während Betrieb, Energie und Instandhaltung teurer geworden sind. Zugleich sind die Ansprüche der Mieter*innen stetig gewachsen – ebenso wie die Erwartungen an Service und Nachhaltigkeit. Für Investitionen nach dem Gießkannenprinzip bleibt immer weniger Spielraum, und die Ressourcen müssen dorthin fließen, wo sie den größten Unterschied machen.

Das Mietererlebnis ist ein wirtschaftlicher Faktor

Wer zufrieden ist, bleibt – und zufriedene Mieter*innen kosten schlicht weniger als unzufriedene. Das zeigt sich im Nettobetriebsergebnis auf mehreren Ebenen: 

• Weniger Auszüge, und damit weniger Leerstand und geringere Kosten bei Mieterwechseln. 

• Weniger Schadensmeldungen. Vorgänge, die Zeit und Geld kosten. 

• Die richtigen Investitionen. Der Dialog zeigt, was das Mietererlebnis verbessert und worauf verzichtet werden kann. Oft zählen servicenahe Bereiche wie Reinigung, Erreichbarkeit und der Umgang mit den Mieter*innen am meisten. 

• Gezieltere Dienstleistersteuerung auf Basis der Bewertungen, die Mieter*innen für erbrachte Leistungen abgeben. 

• Stärkere Beziehungen und ein konstruktiverer Dialog mit den Mieter*innen. 

• Eine gestärkte Position gegenüber Investoren, Käufern und Kreditgebern.

Eine gereifte Branche – doch werden die Daten richtig genutzt?

Die Immobilienbranche hat in kurzer Zeit den Schritt zur datengetriebenen Arbeitsweise vollzogen. Energie, Betrieb, Flächen und Transaktionen werden mit großer Präzision erfasst, und viele Immobilienunternehmen messen auch das Mietererlebnis an Kontaktpunkten wie Einzug, Schadensmeldung und Kundenservice. Die Herausforderung: Dieses Wissen wird nicht in ausreichendem Maße in Handeln umgesetzt. Ergebnisse werden präsentiert, diskutiert und archiviert, doch der Weg von der Erkenntnis zur konkreten Maßnahme ist oft zu lang. Erfolgreiche Immobilienunternehmen behandeln das Mietererlebnis als Kennzahl in der laufenden Steuerung – und nicht als Projekt, das man sich einmal im Jahr ansieht.

Von der Analyse ins Handeln kommen

Der Schritt vom Ergebnis zur Entscheidung erfordert oft Zeit und analytische Routine, die im Alltag nur wenige haben. Um genau diesen Schritt zu unterstützen, hat AktivBo Priority entwickelt – eingeführt in angepassten Versionen für Wohn- und Gewerbeimmobilien.

– „Wir haben bewusst gewartet, bis die Technologie ausgereift war, damit wir mithilfe von KI vereinfachen können, ohne Abstriche bei der Gründlichkeit der Analyse zu machen.“  – Anton Persson, CTO AktivBo

Priority führt quantitatives und qualitatives Feedback in einem einzigen Modell zusammen. Jede Frage, jede Liegenschaft und jedes Gebiet wird anhand der Ergebnisse im Zeitverlauf, des Antwortvolumens, interner und externer Benchmarks sowie der Stimmung in den Freitextantworten der Mieter*innen in eine Rangfolge gebracht. Grundlage für diese Rangfolge ist das deterministische Modell von AktivBo, sodass jedes Ergebnis transparent und nachvollziehbar bleibt. 

Das Ergebnis wird auf einer Prioritätenübersicht für eine frei wählbare Ebene zusammengefasst, zum Beispiel unternehmensweit, auf Quartiersebene oder für einzelne Immobilien. Anschließend schlägt ein DSGVO-konformes, agentisches KI-Modell vor, mit welchen Maßnahmen man am besten beginnt und welche voraussichtlich Wirkung zeigen.

– „KI kann nur beschleunigen, worauf man sich bereits verlassen kann. Deshalb basiert Priority auf echten Daten und einem transparenten Modell – nicht auf generativer KI. Die Empfehlungen sollen fundiert, erklärbar und nachvollziehbar sein – und die Entscheidungen treffen immer Menschen.“ – Anton Persson, CTO AktivBo Group 

Die ganze Organisation mitnehmen

Die größte Herausforderung besteht oft darin, die gesamte Organisation dazu zu bringen, auf Grundlage der Ergebnisse zu handeln. Die Analyse liegt bei wenigen, während diejenigen, die täglich mit den Mieter*innen zu tun haben, selten Zeit haben, sich mit großen Datenmengen zu beschäftigen. Mit Priority wird der Weg von der Analyse zum Handeln kürzer – auch für alle, die im Alltag nicht mit Daten arbeiten. Wer in die Tiefe gehen möchte, kann weiterhin auf die Analyse zugreifen; für Entscheidungen ist sie aber nicht erforderlich. 

Für die Geschäftsleitung wird Mieterzufriedenheit zu einer Kennzahl mit einer klaren Priorisierung dahinter – auf Basis desselben erklärbaren Modells für jede Liegenschaft. Das erleichtert es, Ziele zu verankern, die Umsetzung nachzuverfolgen und die Wirkung im Ergebnis zu sehen: weniger Auszüge, weniger Vorgänge und ein stärkeres Nettobetriebsergebnis. Wenn Mitarbeitende sehen, dass ihre Arbeit etwas bewirkt, wächst das Engagement – und wenn die Maßnahmen an die Mieter*innen zurückgemeldet werden, schließt sich der Kreis.

– „Immobilienunternehmen wissen bereits viel über ihre Mieter*innen. Was Zeit kostet, ist die Entscheidung, was zuerst getan werden soll – und wo. Mit Priority beginnt die Auswertung bei der Maßnahme statt bei der Analyse, sodass die Ressourcen dorthin fließen, wo sie den größten Nutzen für die Mieter*innen und für das Nettobetriebsergebnis bringen.“ – Frida Kullh, COO AktivBo Group 

Das Richtige am richtigen Ort

Engere Margen machen die Stimme der Mieter*innen nicht weniger wichtig. Sie machen sie wichtiger, denn jede Fehlpriorisierung kostet mehr als bisher. Priority macht es einfacher, das Richtige am richtigen Ort zu tun – und die Wirkung sichtbar zu machen.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Priority Ihre Verbesserungsarbeit unterstützen kann?

Erfahren Sie mehr in unserem kostenfreien Webinar am 12. November (11.30 Uhr):